Att arrangera scenkonst - en snabbkurs
Boka - Planera - Kommunicera
Titta tillsammans i föreningen/programgruppen på urvalet av föreställningar som finns i det rekommenderade utbudet på scenkonstinorr.se, samt ev ytterligare bokningsförslag som ni tagit del av. (som riksteaterförening ser du även ert urval av nationella turnéer på föreningens intranät)
Urvalsprocess – skaffa en överblick
Vad är er arrangemangsbudget? Finns verksamhetsmedel, biljettintäkter och samarbeten? Se gärna till helheten, tex årsbudget istället för att planera en föreställning i taget. Om ni säljer biljetter – Kultur måste få kosta, rea inte ut den.
Vad är förutsättningarna i era lokaler, scenstorlek, takhöjd mm?
Tekniska specifikationer för lokaler i hela landet finns ofta angivna på webbplatsen scenrum.se. och anger ramarna för vad ni kan genomföra hos er.
Vilka målgrupper vill ni nå? Har ni något särskilt uppdrag att ta hänsyn till? Vad kan vara mest relevant för dem? Har ni möjlighet att ta in referensgrupp tex när ni väljer er repertoar?
Rimlighetsanalys – Hur många aktiviteter är sannolika att ni kan/orkar genomföra på ett bra sätt under en säsong?
Lista de föreställningar ni avser boka under säsongen eller perioden som programmet ska sträcka sig över. Finns önskade tidsperioder eller särskilda samarbeten/situationer som påverkar arrangemanget?
OBS Ibland kan inte alla turnéönskemål genomföras, arbeta gärna med en eller två reservföreställningar också som kan ersätta förstahandsval.
Kontakta producent och informera din länskonsulent i tid före bokningsstopp med en intresseanmälan. (görs på scenkonstinorr.se eller via mail). Finns fler intresserade arrangörer kan en turnéplanering påbörjas!
Rekommenderad bokningsperiod
Riksteaterns bokningsstopp för föreningsutbud är 4 december, samt 31 april för skola/barn/unga.
Bokning inför höstturné med övriga producenter: 15 mars – 15 maj.
Bokning inför vårturné med övriga producenter: 15 september – 30 nov.
Bokning – när tid, plats och praktiska förutsättningar samt turnémöjlighet är konstaterade skrivs producentkontrakt. OBS skriftlig eller muntlig överenskommelse bör vårdas som juridiskt avtal. Var tydlig i dialogen med producent gällande praktiska förutsättningar och fastslå överenskommelser i mail istället för telefon för att undvika missförstånd.
Planera – Gör tidsplan tillsammans i arbetsgruppen för när alla praktiska frågor ska vara lösta, och fördela vilka som ansvarar för vad. Tips: Arbetsgrupper är roligare än ensamjobb.
Marknadsföra – En offentlig föreställning kräver en bred, strukturerad och inspirerad marknadsföringsplan som inbegriper sociala medier, digital biljettförsäljning, affischering, uppsökande och upprepande kommunikation inför arrangemanget. Be producenten om underlag, texter och material. Ligger produktionen på Scenkonstportalen finns ofta mycket upplagt där. Ta inspiration från andra arrangörer.
Värdskap -mottagning/avtackning – Arrangören ansvarar för att artist, publik och samarbetsparter har en bra upplevelse av arrangemanget. Visa omsorg mot publiken. Ge en trevlig och trygg upplevelse för producenten som anländer. Möt upp med vänlighet och uppmärksamhet, var förberedd och i tid, uppfyll vad som överenskommits, gör det lilla extra och tacka ordentligt för det arbete som gjorts från alla parter.
Utvärdera – Gå tillsammans i arbetsgruppen igenom vad som har hänt, vad som gått bra och om något funkat mindre bra, följ upp, red ut och gör det bättre nästa gång. Missnöjda samarbetsparter skapar dåliga förutsättningar för kommande arrangemang.
Subvention/Arrangörsstöd – Kan ofta sökas från din regionala konsulent för tillkommande turnékostnader i form av resa och boendekostnad om bokningen förankrats med din länskonsulent.
Observera att länsinstitutioner och Riksteatern inte debiterar extrakostnader för resa och boende.
Redovisningar och Statistik – Spara publikstatistik, datum, samarbetsparter mm för att underlätta inför kommande redovisningar till kommunal och regional verksamhet som ska lämnas in i december /januari. För Riksteaterförening lämnas detta löpande via Riksteaterns intranät.
Lycka till!
konsulentgruppen, Riksteatern Norra
